Die Software für Zeitarbeit HR4YOU-eTemp deckt neben dem Bewerbermanagement und der Mitarbeiterverwaltung alle Aufgaben in der Arbeitnehmerüberlassung ab. Somit wird Ihnen die Suche nach den geeigneten Kandidaten erleichtert. Finden Sie Ihren Wunschkandidaten direkt in der Datenbank der Zeitarbeitssoftware oder über Stellenausschreibungen in angebundenen Jobbörsen. HR4YOU ist als Anbieter der Schnittstelle von der DATEV eG zertifiziert.
HR4YOU eTemp ist eine Softwarelösung für Personaldienstleister, Zeitarbeitsunternehmen und die Arbeitnehmerüberlassung.
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Alle Informationen und Aktivitäten zu Kunden, Interessenten und den zugehörigen Ansprechpartnern werden zentral im CRM-System verwaltet. Angebundene Webservices liefern auf Knopfdruck wichtige Hintergrundinformationen zu den Unternehmen und deren Kennzahlen. Die Zuweisung von Zielgruppen, Kontaktstatus und Priorisierung erfolgt über individuell konfigurierbare Klassifikationen und ermöglicht eine passgenaue Ermittlung des Kundenpotenzials. Konzernstrukturen und verbundene Unternehmen können verknüpft werden und unterstützen so die Durchdringung von Hierarchieebenen beim Kundenunternehmen. In der übergeordneten Firmenliste erlaubt die Suchfunktion eine Kombination beliebiger Parameter und deren Speicherung als persönlichen Favoriten für den Schnellzugriff.
Die Akquise von Neukunden und die Weiterentwicklung von Interessenten sind elementar für die Unternehmensentwicklung. Um Unternehmen mit Personalbedarf frühzeitig zu entdecken, bietet das Screening von offenen Stellenanzeigen eine optimale Akquise-Unterstützung. Offene Stellenanzeigen aus unterschiedlichsten Kanälen werden zentral zu Verfügung gestellt, so dass der Vertrieb schnell potenzielle Neukunden ausmachen und kontaktieren kann. Das Vertriebsmodell und die unterschiedlichen Akquise-Stufen sind flexibel einstellbar und ermöglichen es jedem User, seine Sales-Pipeline nach Bedarf zu definieren und zu entwickeln. Automatisch aktualisierbare Telefonlisten mit integrierten Aktions-Shortcuts ermöglichen gerade in der Neukundenakquise eine rasche Abarbeitung von Kontakten.
Die gesamte Kommunikation mit Kunden und Ansprechpartnern wird über das System gesteuert und automatisch in der Kontakthistorie abgelegt und dokumentiert. Auch eingehende E-Mail können direkt im Maileingang des Systems verarbeitet und zu den jeweiligen Kontakten zugeordnet werden. Die Planung und Steuerung von Aktivitäten erfolgt über das integrierte Wiedervorlagensystem mit Kalenderfunktion, welches auch ideal für die Arbeit in Teamstrukturen geeignet ist. Neben der Abwicklung des persönlichen Kundenkontaktes unterstützt das CRM-System auch die Konzeption, Strukturierung und Durchführung von Kampagnen, Newslettern und speziellen Kundenevents.
Um das Potenzial des Kundenstamms langfristig erfolgreich auszuschöpfen und Folgeaufträge zu erhalten, ist ein intensiver Kontakt und die Festigung der Bindung wichtig. Latente und künftige Bedarfe können mitsamt der relevanten Qualifikationsprofile erfasst werden und sind per Matching direkt mit einer proaktiven Kandidatensuche verknüpft. Der Versand eines Newsletters mit aktuellen Topkandidaten sorgt ebenfalls für permanenten Austausch. Eine Option für noch höhere Integration der Kunden bietet ein individuell konfiguriertes Kundenportal. Personalbedarfe werden direkt über ein Anforderungsformular eingestellt und passende Kandidatenprofile zur Auswahl angeboten. Sofern vom Kunden gewünscht ist eine vollständige Auslagerung des Recruitings (RPO) über das Portal darstellbar.
Ist ein konkreter Personalbedarf mit dem Kunden abgestimmt, werden sämtliche relevanten Daten, Anforderungen, Fristen und Spezifikationen zentral zum Suchauftrag hinterlegt. Eine Projektbewertung nach Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Exklusivität und Erfolgschancen bildet die Basis für eine detaillierte Forecast-Planung. Alle betreuten Positionen mit aktuellen Bearbeitungsstatus werden übersichtlich in der Projektliste dargestellt. Auf Knopfdruck können individuelle Projektübersichten und Mandatslisten generiert werden und sowohl für die interne Steuerung der Aktivitäten dienen als auch als Statusreport für den Kunden fungieren. Durch den Zugriff auf abgeschlossene und archivierte Projekte können bei vergleichbaren neuen Positionen ehemalige Kandidatenlisten und Suchprofile eingesehen und reaktiviert werden um wertvolle Zeit im Research einzusparen.
Die unterschiedlichen Meilensteine im Besetzungsprozess variieren je nach Komplexität und Rahmenbedingungen des Suchauftrages. Handelt es sich um ein exklusives Mandat oder gewinnt der schnellste Anbieter mit einem passenden Profil? Je nach Bewertung und Ausgestaltung des Projekts bedarf es einer spezifischen Anpassung und Abstimmung der geeigneten Recruitingstrategie. Interne und externe Meilensteine und Terminvorgaben werden erfasst und, deren Erreichung dokumentiert, so bleibt der Projektfortschritt für alle Beteiligten stets transparent. Endet der Abschluss des Projektes mit einer erfolgreichen Besetzung, ist die Fakturierung direkt über das System möglich. Bei negativem Ausgang werden die Gründe nachvollzogen, um Optimierungsbedarfe für künftige Projekte abzuleiten.
Um einen Rücklauf geeigneten Kandidaten zu generieren, eröffnet die Schaltung von Stellenanzeigen einen Kanal mit Außenwirksamkeit. Eingebunden in die eigene Website bilden die Stellenanzeigen eine wichtige Referenz in der externen Wahrnehmung eines Unternehmens, weshalb eine ansprechende Karriereseite eine Selbstverständlichkeit darstellen sollte. Für die Übersichtlichkeit in der Jobliste sind beliebige Filterfunktionen integrierbar, die Optik der Stellenanzeige selbst erfolgt nicht nur im Corporate Design mit variablen Elementen, sondern auch für mobile Geräte optimiert. Direkt bei der Erstellung der Anzeige werden bereits alle relevanten Parameter für Google for Jobs abgefragt, auch können die Stellenanzeigen auf Knopfdruck in Social-Media-Kanäle gestreut werden.
Die Vielfalt unter den Jobbörsen ist ein schier gigantisches Konstrukt, das hinsichtlich seiner Dynamik und Zielgruppenorientierung schnell unübersichtlich wird. Maßgeblich für eine optimale Publikationsstrategie ist dabei ein geringer administrativer Aufwand, in Kombination mit einem günstigen Kosten-Nutzen-Verhältnis. Der wesentliche Unterschied beim Multichanneling betrifft die anvisierten Jobportale. Während kostenfreie Portale eher zur Erhöhung der Reichweite dienen und bequem per automatischem Datenstrom befüllt werden, liegt der Fokus bei den kostenpflichtigen Portalen primär auf der zielgruppenspezifischen Ansprache von High Potentials, bei gleichzeitig voller Kostenkontrolle jedes einzelnen Stellenangebots.
Die unterschiedlichen Kanäle bei der Kandidatensuche führen auch zu verschiedenen Wegen beim Eingang der Kandidaten ins System. Bei Stellenausschreibungen fungiert das Onlinebewerbungsformular als zentrales Medium, welches flexibel und für jede Position individuell konfiguriert werden kann. Mobile Bewerbungen über Smartphone oder Tablet werden erkannt und ihnen wird mit einem speziellen Formular begegnet. Insbesondere bei Direktansprache der Kandidaten erhält der Berater die Lebensläufe per Mail, wofür eine schnelle Verarbeitung per Split-Screen integriert ist. (Ebenso ist die direkt Übernahme der Profile aus Xing und LinkedIn über das Browser-Add-On HR4YOU-Satellite möglich.) Als weitere Optionen bieten sich One-Klick-Bewerbungen aus sozialen Netzwerken, die Entgegennahme der Bewerbung via Chat-Bot oder gar die eigene Bewerber-App.
Je aktiver und aktueller der Kandidatenpool eines Personaldienstleisters ist, desto schneller und effizienter kann auf Suchanfragen von Kunden reagiert werden. Der Aufbau und die stetige Pflege und Weiterentwicklung eines Netzwerks von lebendigen Kandidatenprofilen erzeugen somit wertvolles Kapital. somit das wichtigste Kapital eines Personaldienstleisters. In einer spezifisch konfigurierbaren Matrixstruktur können Qualifikationsprofile, Erfahrungen, Softskills und Präferenzen der Kandidaten hinterlegt werden, so dass auch in einem großen Kandidatenpool auf Knopfdruck passgenaue Kandidaten vorgeschlagen werden. Für die weitere Segmentierung und Einteilung von speziellen Pools steht ein Tag-System zu Verfügung. Um Kandidaten proaktiv passende Karrieremöglichkeiten zu entdecken, liefert die Reverse-Matching-Funktion Vorschläge zu geeigneten Unternehmen und Suchprojekten.
Welche Strategie bei der Suche im Kandidatenpool die höchste Effizienz liefert hängt stark von der Struktur und Heterogenität der verwalteten Profile ab. Um auf Knopfdruck nach interessanten Kandidaten zu einer Anfrage zu filtern, führt das integrierte Skillmatching zu einer vorab validierten Trefferliste inklusive eines Rankings nach Passgenauigkeit. Die Qualifikationen können flexibel definiert und mit weiteren Auswahlkriterien kombiniert werden. Bei Bedarf aktiviert der Recruiter für Positionsprofile ein automatisches Matching und erhält proaktiv Feedback vom System, sobald neue Kandidaten mit den gewünschten Skills ins System eingespeist werden. Als Alternative zum Matching bietet sich die Volltextsuche über alle Kandidatendokumente an, um insbesondere ausgefallene Qualifikationen ohne vorherige Verschlagwortung zu recherchieren.
Bei der Erstellung und Gestaltung des Kandidatenprofils gibt es verschiedene Strategien und es können sowohl offene als auch anonymisierte Profile generiert werden. Der Einsatz von CV-Parsing erlaubt es, die Inhalte aus dem Lebenslauf des Kandidaten strukturiert ins System zu überführen und automatisch im Kandidatenprofil auszugeben. Die optische Umsetzung des Profils erfolgt in einem hinterlegten Profiltemplate, welches zu Beginn integriert und angepasst wird. Ebenso ist die Kombination aus gestaltetem Deckblatt und Original-Lebenslauf des Kandidaten möglich, oder eine Ausgabe in einem vom Mandanten vorgegebenen Layout. Um das Profil eines Kandidaten bei Bedarf je nach Position anzupassen besteht die Option, beliebig viele Profilvarianten für einen einzelnen Kandidaten zu erzeugen.
Sobald geeignete Kandidaten auf eine Anfrage identifiziert sind, liegt der nächste Schritt hin zur erfolgreichen Besetzung in einer passgenauen Präsentation beim Kunden. Im Standard erhält der Kunde per E-Mail und Link Zugriff auf ein übersichtlich gestaltetes Profilbuch mit allen relevanten Profilen und den jeweiligen Kandidateninformationen. Über das Profilbuch erhält der Kunde auch die Möglichkeit, über eine Feedbackfunktion direkt mit dem verantwortlichen Berater zu kommunizieren. Die Zugriffe auf die Kandidatenprofile werden mit Zeitstempel im Dossier-Tracking nachverfolgt und für den Berater dokumentiert, was eine zeitlich und inhaltlich optimales Nachfassen beim Kunden erlaubt. Eine Alternative zum Profilversand per E-Mail stellt die Einbindung des Kunden über ein Portal dar.
Auf Knopfdruck zum neuen Mitarbeiter! Der Prozess der Mitarbeitereinstellung beginnt mit der Erfassung aller relevanten und vertraglichen Stammdaten. Auf der Ebene des Beschäftigungsverhältnisses lassen sich so die für den Arbeitsvertrag wichtigen Konditionen pflegen. Das System unterstützt hier aktiv den Tarif GVP. Informationen zu Sozialversicherung, Krankenkasse, Bankdaten, Steuer-IDs und Tätigkeitsschlüssel befinden sich unter den zeitabhängigen Daten. Eine Fristenüberwachung kann mittels AÜ-Cockpit und Wiedervorlagen realisiert werden, um Unterweisungen zum Arbeitsschutz und zur Arbeitssicherheit im Blick zu behalten, ebenfalls wird die Ausgabe von Schutzausrüstung protokolliert.
Das Auftragswesen bildet alle Mitarbeitereinsätze übersichtlich ab und berücksichtigt über die Solltagevorbelegung automatisch Feiertagen und Abwesenheiten. Dies beinhaltet ebenso die Verwaltung von allen Konditionen und Zuschlägen sowie die Möglichkeit, diese zeitabhängig anzupassen, um stets den Deckungsbeitrag im Blick zu behalten. Die anschließende tarifkonforme und zeitgenaue Berechnung des Branchentarifzuschlags gemäß GVP, sowie die Fristenüberwachung bezüglich Equal Pay, gehören ebenso zum Funktionsumfang wie die automatische Überprüfung der Höchstüberlassungsdauer inklusive einer automatischen Auftragsverkettung zur Vorbeschäftigung.
Eine schnelle und einfache Stundenerfassung der Mitarbeiterarbeitszeiten ist über Kurzbefehle (Shortcuts) möglich. In diesem Kontext werden sämtliche Konditionen und Zuschläge, die sich aus dem Tarif GVP (Gesamtverband der Personaldienstleister e. V.) ergeben, gemäß der Auftragseinstellung automatisch mit berücksichtigt. Mittels To-do-Listen lässt sich einfacher im Blick behalten, welche Daten noch fehlen oder welche Mitarbeiter noch zu erfassen sind. Sollten sich nach der vollständigen Datenerfassung noch Änderungen an Konditionen oder Stunden ergeben, unterstützt die Stapelverarbeitung. Im Rahmen der klassischen Arbeitszeiterfassung reicht die Spanne von minutengenauer Echtzeiterfassung bis zum „Von – bis – Pausendauer“-Modell. Bei Bedarf ist auch eine getrennte Erfassung oder individuelle Änderung von Lohn- und Rechnungsdaten gegeben.
Der Export von Lohndaten an das Lohnsystem, ob hausintern oder vom Steuerbüro übernommen, erfolgt über eine Schnittstelle. Bei der Einrichtung dieser, erfolgt initial ein Import aller vorhandenen Lohnarten, sodass eine saubere Übergabe der Daten gewährleistet ist. Beim Export können sowohl Stammdaten als auch Bewegungsdaten übergeben werden. Weiterhin ist HR4YOU ein zertifizierter DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner und bietet im Standard den Export zu DATEV-Lodas und DATEV-Lohn und Gehalt an.
Erfasste Zeitdaten werden zunächst in den unfakturierten Stunden aufgeführt und können direkt in die Rechnungsstellung überführt werden. Noch nicht bezahlte Rechnungen befinden sich unter ‚offene Posten‘, wohingegen beglichene Rechnungen direkt als ‚bezahlt‘ markiert und ausgebucht werden können. Kommt es zu einem Zahlungsverzug aus Forderungen lässt der Prozess über das integrierte Mahnwesen abwickeln. Für die Übertragung an die Finanzbuchhaltung wird ein Rechnungsexport zu Verfügung gestellt.
Das Arbeitnehmerüberlassungs-Cockpit listet alle relevanten Fristen übersichtlich auf, um zu vermeiden, dass zeitkritische Geschäftsprozesse verpasst werden. Dies beinhaltet zum Beispiel noch zu unterschreibende Arbeitsverträge oder Mitarbeiter die durch gebundene Aufträge demnächst von der Höchstüberlassungsdauer oder auch Equal-Pay betroffen sind. Individuelle Warnhinweisen für Probezeitende, Krankmeldungen ohne eingereichte AU-Bescheinigungen, ablaufende Arbeitserlaubnisse, zu erneuernde Arbeitsschutzmaßnahmen und zahlreiche weitere Abläufe sind einstellbar. Jeder Nutzer kann zudem nach seinen Zuständigkeitsbereichen filtern und entsprechend gegensteuern.
Das Auswertungstool bietet Ihnen einerseits weitere Auswertungen, bildet jedoch zusätzlich auch die Basis für betriebseigene Auswertungen. So besteht die zusätzliche Möglichkeit von Exporten (Excel / .csv). Als Beispiel können Sie für eine Prüfung durch die Genehmigungsbehörde eine geeignete Liste mit allen Daten für den Prüfer ausgeben. Bereits enthalten sind Auswertungen bzw. Reportings über die aktuellen Aufträge und die damit verbundenen Lohnkosten der einzelnen Mitarbeiter. Ebenfalls stehen Übersichten für den Resturlaub als auch eine Auswertung der Arbeitszeitkonten zur Verfügung.
Das System ist modular aufgebaut und kann jederzeit über zusätzliche Module und Funktionen erweitert werden. Folgende Inhalte könnten Sie bei der Arbeit unterstützen:
Matomo-Integration
Chat für Bewerber mittels viind-Integration
Die Zeitarbeitssoftware HR4YOU-eTemp ist mit den Lösungen DATEV-LODAS und DATEV-Lohn und Gehalt kompatibel und auf dem DATEV-Marktplatz gelistet. Die DATEV-Schnittstelle wird jährlich technisch geprüft und ist somit immer auf dem aktuellen Stand. Weitere Informationen zur DATEV eG finden Sie außerdem hier.
