Unter dem Begriff Bewerbermanagement (auch Human Resources Management) sind alle Prozesse zusammengefasst, die nach Eingang einer Bewerbung in Printform sowie auf elektronischem Weg als E-Mail oder über ein Online-Bewerbungsformular erfolgen.
Dies umfasst sämtliche Schritte ab der Erfassung und Verwaltung der Bewerberdaten sowie die Kommunikation (Zusage, Absage, Terminierung usw.) mit ihm und internen Fachabteilungen bzw. Ansprechpartnern. Abgebildet sind ebenso alle weiteren Bewertungen durch Gespräche bis zum Abschluss einer Bewerbung.
Die wesentlichen funktionellen Bestandteile sind die Vakanzverwaltung inklusive dem Genehmigungsverfahren, bei dem sich Fachabteilungen und Gremien mit einbringen können sowie die Stellenausschreibung mit automatischer Integration der Daten in die Unternehmenswebseite. Eine Erweiterung hierzu ist das Multichanneling, welches auch unter dem Begriff Multiposting bekannt ist und dafür sorgt, dass eine Stellenausschreibung über mehrere Jobportale veröffentlicht wird. Dabei erledigt die Software im bestenfalls auch die Abrechnung dieser Dienste an einer Stelle im System. Eingegangene Bewerbungen lassen sich mittels CV Parsing in das Bewerbermanagement einlesen, um mittels Skillmatching die vorhandenen Kandidaten gegenüber der Vakanz abzugleichen. Konnten während dieses Prozesses keine geeigneten Personen gefunden werden, bietet das Active Sourcing eine Möglichkeit direkt auf mögliche Kandidaten zuzugehen, indem diese über Plattformen wie Xing und LinkedIn identifiziert und angesprochen werden. Um den steten Prozess der externen Mitarbeitersuche zu begrenzen, für den bietet das Talentmanagement einen praktischen Ansatz, mit dem es möglich ist den Blick auf den eigenen Mitarbeiterpool zu richten, um hier Potentiale zu identifizieren, die es für neue Aufgaben zu qualifizieren gilt. Mit dem Abschluss des Bewerbungsprozesses greift die EU-DSGVO, die eine Anonymisierung oder Löschung der erhobenen Daten vorsieht, deren Zweckbindung jetzt nicht mehr vorliegt.
Prozessautomatisierung spart Zeit
Auch an dieser Stelle zeigt sich das Potential einer ganzheitlichen Bewerbermanagement Software. Schließlich hilft eine umsichtige Automatisierung bei der Fehlervermeidung, der Straffung von Prozessen und der zügigen Abwicklung von Aufgaben, damit mehr Zeit für die wirklich wichtigen Arbeitspakte übrig bleibt.