Die Zeiten von Kurierfahrten, Portokosten und Papierbergen sind vorbei. Schließlich werden rechtsgültige Arbeitnehmerüberlassungsverträge heutzutage in digitaler Form geschlossen. Das nennt sich dann eSigning (QES). Der Prozess dahinter ist kinderleicht und hat sich darüber hinaus in der jüngeren Vergangenheit nochmals vereinfacht.
Die Anfänge: Pin, Karte, Lesegerät
Vormals benötigten beide Partner ein Kartenlesegerät mit Zahlenfeld und personalisierten Signaturkarten. Unterschrieb der Lieferant einen AÜ-Vertrag mit dieser Methode, dann benötigter diese seine eigene Signaturkarte und seinen persönlichen Pin. Dies ging zügig, war aber immer an die jeweilige Hardware gebunden.
Seit 2020 nutzbar: Sign-me der Bundesdruckerei
Die rechtsstaatliche Grundlage hinter Sign-me der Bundesdruckerei ist die eIDAS-Verordnung, die in der gesamten EU gültig ist. Darin geregelt wird die Rechtswirkung von elektronisch signierten Dokumenten, die ebenfalls vor Gericht als Beweis anerkannt sind. Somit ist die elektronische Signatur der handschriftlichen Unterschrift mit Stift und Papier gleichgestellt. Alles, was zur Nutzung von Sign-me nötig ist, sind ein internetfähiges Endgerät und die elektronische Signatur.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Erklärvideo der Bundesdruckerei.
Vorteile von Sign-me gegenüber der Papierlösung
Auch wenn die Hardwarelösung bereits eine zügige Signatur von Dokumenten ermöglichte, so sorgen die Anschaffungskosten und der Einrichtungsaufwand doch häufig dafür, dass die Papierlösung im Bestand blieb.
Papier
sign-me
Ablauf des Signaturprozess
Dass der Prozess bei der Anwendung von sign-me auch in der Praxis (also abseits von Funklöchern) angenehmer ausfällt, wird jedem Smartphone-Nutzer nach der folgenden Prozessbeschreibung sofort klar:
Der Verleiher legt den AÜ-Vertrag an und sendet diesen über das System an den Entleiher. Der Entleiher erhält einen Link in einer E-Mail und dazu eine PIN, mit der er sich im System verifizieren muss. Dieser signiert den Vertrag mit seiner Signatur. Darüber wird der Verleiher informiert und signiert seinerseits den Vertrag. Der von beiden Seiten signierte Vertrag wird im System abgelegt und gekennzeichnet, dass beide Seiten unterschrieben haben. Ein Versand an den Entleiher kann optional eingerichtet werden. Die Reihenfolge der Signaturabgabe kann pro Kunde eingestellt werden.
Wer profitiert bzw. ist die Zielgruppe für eSigning?
eSigning richtet sich vorallem an die Nutzer unserer Zeitarbeitssoftware und Vendor Management Systeme.
Die Hardware-Lösung wird durch HR4YOU weiterhin unterstützt
Neben einer Implementierung in klassischen Zeitarbeitslösungen wie HR4YOU-eTemp kommt die qualifizierte elektronische Signatur (eSigning) auch in den Vendor Management Systemen (HR4YOU-VMS) zum Einsatz. Hier generiert der MSP (Managed Service Provider) den AÜ-Vertrag im Auftrag und sendet ihn an den Lieferanten, der diesen signiert. Nach erfolgreicher Signatur nimmt das HR4YOU-VMS schließlich das signierte und geprüfte AÜV-PDF entgegen und informiert den Entleihbetrieb bzw. Kunden. Die HR4YOU-Softwarelösung stellt sowohl dem Kunden als auch dem Lieferanten den beidseitig signierten Vertrag zur Verfügung. Somit ist eine weitere Software nicht nötigt. Auch eine Stapelverarbeitung (mehrere Verträge mit einer PIN-Eingabe) ist möglich.
Als Kooperationspartner bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) setzt HR4YOU dabei auf die Lösung von intarsys. Intarsys ist ein führenden Hersteller qualitativ hochwertiger und technologisch Komponenten zur Erzeugung und Prüfung von elektronischen Signaturen. Außerdem stehen auch Siegel und Zeitstempel, zur elektronischen Identifizierung, zur Dokumentenprüfung und -konvertierung in PDF/A sowie zur beweissicheren Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten, im Portfolio des Unternehmens mit Sitz in Karlsruhe.
Doch warum ist es nicht möglich einfach eine signierte E-Mail oder ein Fax an den Kunden zu schicken? Der Gesetzgeber verlangt zwingend vor Einsatzbeginn einen schriftlich geschlossenen AÜ-Vertrag, der der Schriftform gemäß §126 BGB geschlossen werden muss. Hier gilt neben dem klassischen und zeitaufwendigen Verfahren, den Vertrag via Kurier oder Post zu schicken, ausschließlich die qualifizierte elektronische Signatur (QES) als rechtsgültig. Aus diesem Grund ist eSigning eine zukunftssichere Lösung.